Lund University - Photo: Leif Johansson, X-ray
MAX IV, Lund University - Photo: Kennet Ruona
MAX IV, Lund University - Photo: Perry Nordeng
Lund University, Doctoral Conferment - Photo: Jonas Andersson

Bildspel Lund CVB

Lund Convention Bureau - Photo: Gustaf Johansson
Lund University, NanoLund - Photo: Mikael Risedal
ISBE, Lund University - Photo: MacNeale
Science Village Scandinavia, Lund - Photo: SVS vision, Cobe
Meeting Ambassadors, Lund - Photo: Gustaf Johansson
Lund Cathedral - Photo: Leif Johansson, X-ray
Lund University, Combustion Physics - Photo: Mikael Risedal
Lund Convention Bureau - Photo: Gustaf Johansson
Meeting Ambassadors, Lund - Photo: Gustaf Johansson

Planera ditt möte i Lund

 

Vill du värva en kongress?
Har du bestämt dig för att vara värd för ett möte?
Eller har en stor konferens hamnat på ditt bord och du vet knappt var du ska börja?

 

Vi på finns här för dig – redo att ge kostnadsfri rådgivning till såväl mötesproffs som nybörjare. Ring eller maila oss så hjälper vi dig med just det du behöver.

 

Sofia Björk: 046-359 36 24 sofia.bjork@lund.se
Boel Starbrant: 046-359 59 82 boel.starbrant@lund.se
Martina Åkerlund: 046-359 83 40 martina.akerlund@lund.se

 

 

Vetenskapligt innehåll och praktiska detaljer

 

Konferenser och kongresser kräver noggrann planering och administration innan, under och efter mötet. Det vetenskapliga innehållet är viktigt, ämnen och spetsområden ska väljas ut och rätt talare ska bjudas in.

Dessutom har du som arrangör även ett antal praktiska frågor att ta ställning till, exempelvis:

• Hur många deltagare förväntas?

• Vem sköter administration och anmälningar?

• Vilken lokal passar bäst?

• Behövs hotellrum?

• Ska det finnas ett socialt program?

• Vem gör kongressens hemsida?

• Vilken teknisk utrustning behövs?

• Hur ska vi hantera abstractprocessen?

 

Du behöver absolut inte göra allt själv – ring oss så berättar vi vilka bitar Lund CVB och våra partners kan hjälpa till med.

 

 

Planeringsprocessen steg för steg

 

1) Kontakta Lund CVB och berätta om ditt möte. Vi hjälper gärna till med preliminärbokningar av lokaler och hotellrum. Behövs en formell ansökan (bid)? Vi har erfarenhet och mallar för att sammanställa attraktiva ansökningar.
2) När det är klart att kongressen värvats till Lund är det dags att samla en arbetsgrupp för att fördela arbetet. Känns arbetsbördan för stor? Då rekommenderar vi att ni tar hjälp av en PCO, (Professional Congress Organizer), som sköter all administration och detaljplanering mot en kostnad.
3) Nästa viktiga steg är att tillsammans med organisationskommitteen sätta det vetenskapliga programmet inkl abstractsprocessen.
4) Gör en budget och tänk över finansieringen. Vilka partners och sponsorer kan bidra? Finns det stöd att söka inom staden, regionen, nationellt?
5) Marknadsföring av kongressen. Vilka är målgrupper har kongressen? Genom vilka kanaler når vi dem? Hur ska vi jobba med press och PR?

Vill du veta mer? Boka in oss för ett personligt möte – eller låt oss komma och informera hela avdelningen / forskargruppen på t ex ett veckomöte eller institutionsmöte.

 

 

Ekonomiskt stöd

 

Det finns ofta möjlighet att ansöka om ekonomiskt stöd för din kongress. Vi kan hjälpa dig med kontakter för ansökan om stöd hos:

- Lunds kommun

- Event in Skåne / Region Skåne

- Vetenskapsrådet

- Forskningsrådet Formas 

 

Andra bra inkomstkällor kan vara att ha utställare på kongressen eller sponsringssamarbeten. Är du nyfiken på att veta mer är du varmt välkommen att kontakta oss.